Pada dasarnya, berbagi layar bergantung pada protokol dan perangkat lunak tertentu yang menangkap konten yang ditampilkan di satu layar dan mengirimkannya melalui internet ke perangkat lain yang terhubung. Saat pengguna memulai berbagi layar, perangkat lunak atau aplikasi mengambil-snapshot atau aliran video tampilan secara real-time dan mengkodekannya untuk transmisi yang efisien. Data ini kemudian dikirim ke perangkat lain, diterjemahkan, dan ditampilkan sebagai video langsung di layar pemirsa.
Berbagi layar didukung secara luas oleh perangkat lunak konferensi video, aplikasi desktop jarak jauh, dan bahkan perangkat lunak dukungan pelanggan khusus. Banyak platform, seperti Zoom, Microsoft Teams, dan Splashtop, memungkinkan pengguna memilih bagian layar mana yang akan dibagikan-apakah itu keseluruhan tampilan, jendela tertentu, atau hanya tab browser-yang memberikan fleksibilitas dan kontrol. Opsi audio sering kali juga disediakan, sehingga penyaji dapat menjelaskan konten visual atau memberikan panduan saat berbagi layar.
Prosesnya mungkin tampak rumit, namun sederhana dan{0}}mudah digunakan, sehingga mudah diakses bahkan oleh mereka yang tidak-melek teknologi. Berbagi layar memungkinkan komunikasi visual instan, menjadikannya alat yang populer untuk tim jarak jauh, dukungan TI, dan departemen layanan pelanggan.
